E-mailul mura-n gura … caci e al naibii de greu sa dai click pe un link

Parte din responsabilitatile aditionale primite de curand, trebuie sa gestionez un nou portofoliu de servicii interne de IT. Si parte din aceasta responsabilitate, trebuie sa particip saptamanal la o sedinta ca sa primesc updates de la anumite persoane. Acesta sedinta consta practic in prezentarea unei liste de proiecte pentru care cei din sedinta aloca niste persoane ca sa lucreze. Asta e, proiectele au nevoie de resurse iar resursele sunt oameni.

Asa ca rezultatul acestei sedinte se concretizeaza intr-un document Excel accesibil tuturor celor din echipa. In document avem o lista de proiecte in curs pentru care oameni si ore sunt alocati. Excel-ul asta e un fel de Google Spreadsheet, accesibil printr-un link. Doar ca se cheama ‘the smartsheet’. Toata lumea are link-ul de la acest ‘smartsheet’ si nu trebuie decat sa dai un click pe link ca sa vezi ce schimbari/alocari au mai avut loc.

Ei bine, sa dai un click pe un link e prea complicat. Trebuie neaparat ca dupa sedinta sa trimit un follow-up email, un fel de minuta in care sa recapitulez lista cu proiectele in curs si cu alocarile de oameni care s-au facut in aceasta sedinta. Pe langa asta trebuie evident sa mentionez si linkul catre ‘the smartsheet’, in cazul in care the stakeholders ar vrea sa consulte mai multe informatii. Practic sa mai fac inca o data continutul excel-ului cu pricina, dar un pic ma simplificat, omitand cateva coloane.

I-am sugerat clientului meu sa trimit dupa sedinta doar link-ul catre acest excel online si sa mentionez in acest follow-up email ca acolo pot fi gasite toate detaliile despre proiecte si alocari, mai ales ca sunt extrem de clar si simplu de vazut. Insa clientul a insistat spunand ca cei din echipa nu sunt familiari cu acest smartsheet si ca au nevoie sa vada proiectele si alocarile de resurse intr-un email. Si oricum saptamanal nu sunt atat de multe proiecte pentru care sunt necesare alocari de personal. Si cum link-ul de la smartsheet o sa fie inclus in e-mailul de follow-up, cu timpul oamenii o sa se obisnuiasca sa il consulte. El prefera ca introducerea acestui smartsheet sa fie facuta gradual decat asa deodata, cum vroiam eu sa fac.

Mai sa fie! … Ei bine nu puteam sa tac cand l-am auzit ceea ce imi cerea si felul in care el imi motiva. Mi se parea absurd, desi poate trebuia sa imi tin gura. In final el este clientul iar eu sunt cea care trebuie sa il asiste. I-am zis totusi ca e munca facuta doar ca sa ne aflam in treaba si ca nu are niciun sens. Insa a insistat ca oamenii sunt obisnuiti sa primeasca un email cu proiectele si alocarile facute la sfarsitul fiecarei sedinte.  In alte cuvinte e greu sa dai click pe un link  ca sa afli informatia care iti trebuie. Trebuie musai sa o pui intr-un email. Deci, iata ce mi se cere sa fac parte dintr-un mare proces al unui departament dintr-o mare firma de IT. Ca nu aveam eu destule altele pe cap, trebuie sa le mai trimit si un e-mail mura-n gura, caci e greu al naibii sa dai click pe un link.

This entry was posted in Uncategorized and tagged . Bookmark the permalink.

One Response to E-mailul mura-n gura … caci e al naibii de greu sa dai click pe un link

  1. Adi says:

    vezi ca daca nu adopti obiceiurile organizationale vei fi vazuta drep neintegrabila sau aroganta 🙂

    poate nu te-ai prins, dar prioritatile sunt armonia de echipa si convivialitatea, nu eficienta asa cum o vezi tu … bai, “estico” !😀

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s